Muchas empresas creen que los controles volumétricos SAT aplican únicamente a gasolineras o grandes permisionarios del sector energético. Sin embargo, el alcance puede ser mucho más amplio.

Si tu empresa tiene una flotilla, almacena combustible en sus instalaciones o cuenta con una estación interna para cargar unidades propias, es posible que tenga obligaciones relacionadas con controles volumétricos conforme al Anexo 21 SAT.

Esto ocurre en sectores como transporte, logística, construcción, minería, manufactura, agroindustria, distribución y cualquier operación que utilice combustible de forma recurrente para mover unidades, maquinaria o procesos internos.

La pregunta clave es simple:

¿Tu empresa recibe, almacena y consume combustible dentro de su propia operación?

Si la respuesta es sí, vale la pena revisar con detalle qué información estás generando, cómo se registra y si tus sistemas permiten cumplir con los requerimientos técnicos aplicables.

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¿Qué es un autoconsumo de combustible?

Un esquema de autoconsumo ocurre cuando una empresa utiliza hidrocarburos o petrolíferos para sus propias actividades, sin necesariamente venderlos al público.

Por ejemplo:

Una empresa de transporte que tiene tanques de diésel en su patio operativo para cargar sus tractocamiones.

Una constructora que almacena combustible para maquinaria pesada.

Una planta industrial que utiliza gas natural, diésel, gas LP o algún petrolífero dentro de su proceso productivo.

Una empresa con flotilla propia que carga gasolina o diésel desde instalaciones internas.

En estos casos, el combustible no se comercializa como en una estación de servicio abierta al público, pero sí existe recepción, almacenamiento, entrega y consumo. Y justamente esas operaciones son relevantes para los controles volumétricos.

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¿Por qué el SAT puede revisar a las empresas con autoconsumo?

El objetivo de los controles volumétricos es que exista trazabilidad entre lo que una empresa adquiere, almacena, consume y reporta.

En términos prácticos, la autoridad puede requerir consistencia entre diferentes fuentes de información:

• Volúmenes recibidos.
• Volúmenes entregados o utilizados.
• Existencias en tanques.
• CFDI asociados a la adquisición del combustible.
• Información generada por los sistemas de medición.
• Reportes diarios y mensuales.
• Información almacenada en la Unidad Central de Control.

Por eso, no basta con tener facturas de compra o registros administrativos. El sistema debe poder generar información técnica y fiscal que permita reconstruir el movimiento del combustible dentro de la operación.

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Lo que una flotilla debe revisar

Una empresa con flotilla y almacenamiento interno debería revisar al menos cinco puntos clave.

1. Si cuenta con sistemas de medición adecuados

Los sistemas de medición son la base del control volumétrico. En instalaciones de autoconsumo pueden existir tanques, ductos, bombas, dispensarios internos o medidores asociados al consumo.

El Anexo 21 contempla la generación de registros de volumen a través de sistemas de medición. Esto significa que las entradas, salidas y existencias deben poder cuantificarse con equipos vinculados al proceso real de operación.

Una revisión básica debería considerar:

• Qué equipos miden la recepción del combustible.
• Qué equipos miden la entrega o consumo.
• Cómo se registran las existencias.
• Si los equipos cuentan con identificación.
• Si existen calibraciones vigentes cuando corresponda.
• Si los datos llegan al sistema correspondiente.

Cuando una empresa depende solo de bitácoras manuales o estimaciones internas, puede existir una brecha entre la operación real y lo que el marco aplicable espera del contribuyente.

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2. Cómo se registran las recepciones

Cada vez que la empresa recibe combustible, debería existir un registro claro del volumen recibido.

Esto no solo implica saber cuántos litros llegaron, sino contar con información que pueda relacionarse con la operación: fecha, hora, proveedor, producto, volumen y documentación fiscal asociada.

En un patio logístico, por ejemplo, el combustible puede llegar mediante autotanque y descargarse a uno o varios tanques internos. Esa recepción debe integrarse al control de existencias.

Si el sistema no registra adecuadamente estas entradas, después será más difícil explicar diferencias entre lo comprado, lo almacenado y lo consumido.

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3. Cómo se registran las entregas o consumos

En un autoconsumo, las entregas suelen corresponder al combustible utilizado para el desarrollo de la actividad de la empresa.

Por ejemplo:

• Diésel cargado a tractocamiones.
• Gasolina utilizada por unidades de reparto.
• Combustible destinado a maquinaria.
• Gas natural utilizado en un proceso productivo.

La empresa debe poder identificar cómo se genera ese dato y si el volumen entregado se integra al programa informático correspondiente.

El punto crítico es que la salida del combustible no se pierda como un simple “consumo interno”. Debe existir una ruta de datos que conecte medición, registro y almacenamiento.

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4. Cómo se controlan las existencias

Uno de los puntos más importantes para una empresa con tanques internos es el control de existencias.

En términos prácticos, la empresa debe poder comparar:

Inventario inicial + recepciones – entregas = existencia esperada

Esa existencia calculada debe contrastarse con lo que mide el sistema en el tanque o medio de almacenamiento.

Si hay diferencias relevantes, registros duplicados, volúmenes negativos, entradas o salidas que no cuadran, el sistema debe poder generar alertas o bitácoras. Esto permite documentar eventos operativos que pueden impactar el control volumétrico.

Para una flotilla, esto es especialmente importante porque el consumo puede ser constante, distribuido en muchas unidades y operado por distintos usuarios.

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5. Si los CFDI están conectados con la información volumétrica

Los controles volumétricos no son únicamente un tema de medición física. También tienen un componente fiscal.

La información de los CFDI asociados a la adquisición del combustible debe integrarse con los datos del sistema. Esto permite relacionar lo comprado con lo recibido y lo consumido.

Una inconsistencia puede surgir cuando la empresa tiene CFDI de adquisición, pero los volúmenes registrados en el sistema no reflejan correctamente la recepción o el uso del producto.

Por eso, el área operativa, el área fiscal y el área de sistemas no deberían trabajar de forma aislada. En autoconsumos, el cumplimiento depende de que la información técnica y documental esté conectada.

Errores comunes en empresas con autoconsumo

Algunas omisiones frecuentes son:

• Pensar que la obligación solo aplica a gasolineras.
• No identificar correctamente los tanques o puntos de medición.
• No tener claridad sobre entradas, salidas y existencias.
• Depender de archivos manuales sin trazabilidad técnica.
• No relacionar CFDI con registros de volumen.
• No revisar la vigencia de calibraciones.
• No contar con bitácoras completas de eventos.
• No saber si el programa informático genera reportes diarios y mensuales conforme a los requerimientos aplicables.

Estos errores no siempre se detectan en la operación diaria, pero pueden hacerse visibles ante una revisión o al intentar ordenar la información histórica.

¿Qué papel tiene Verifigas?

Verifigas es una Unidad de Inspección enfocada en la verificación de controles volumétricos conforme a los lineamientos aplicables.

Su función no es diseñar ni implementar sistemas de gestión de la medición, ni operar los sistemas del contribuyente. Su papel es realizar una inspección imparcial para verificar el cumplimiento técnico correspondiente y, en su caso, emitir el certificado relacionado con el correcto funcionamiento de los controles volumétricos.

Para empresas con autoconsumo, esto permite contar con una revisión técnica especializada sobre los puntos que forman parte del proceso: equipos, programas informáticos, registros, reportes, trazabilidad y documentación asociada.

Si tu empresa tiene flotilla, tanques internos o consumo propio de combustible, no conviene asumir que los controles volumétricos SAT no aplican.

El autoconsumo también puede generar obligaciones cuando existen operaciones de recepción, almacenamiento, entrega y control de existencias de hidrocarburos o petrolíferos.

La clave está en revisar si tus sistemas pueden generar información confiable, completa y trazable: desde el volumen recibido hasta el consumo final, pasando por existencias, CFDI, bitácoras y reportes.

En un entorno donde el SAT cruza cada vez más información técnica y fiscal, tener claridad sobre tu operación es el primer paso para evitar omisiones.

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